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個人情報の取扱いについて

1. 個人情報保護管理者について

当社は個人情報保護管理者を定め、保有する個人情報を適正に取り扱っております。
個人情報保護管理者に対するご連絡、お問い合わせは「2. 個人情報に関する苦情及び問い合わせ窓口について」にお申し出ください。

2. 個人情報に関する苦情及び問い合わせ窓口について

個人情報をご提供いただいた際に明示しました担当窓口に、それぞれお申し出ください。なお、担当窓口が不明な場合は次の窓口にお申し出ください。

株式会社アイビーウェア　個人情報相談窓口担当
〒060-0003　札幌市中央区北3条西3丁目1番6号
TEL: 011-251-2575
(受付時間 9:00〜17:30 土・日、祝日、弊社指定の休業日を除く)

3. 個人情報の利用目的について

当社で保有する個人情報は、次の利用目的の範囲内で取扱います。

  1. 情報処理サービス等の業務委託に伴う個人情報
    お客様から業務委託された契約の履行
  2. お取引先の個人情報
    お取引先との連絡、協力、交渉、契約の履行、履行請求
  3. 当社へ入社を希望される方の個人情報
    採用選考、及び採用に関連する連絡・情報提供
  4. 当社を退職された方の個人情報
    社会保険等に関連する手続き等
  5. 当社へお問い合わせ、または当社を来訪されたお客様の個人情報
    お問い合わせの対応、入退館管理

上記項番 2.〜5. の個人情報について、記載の利用目的以外で個人情報を利用する必要が生じた場合は、あらかじめ本人の同意を得た場合、及び「個人情報の保護に関する法律」その他条例により例外として取扱うことが認められている場合を除き、その利用については本人の同意をいただくものとします。

4. 個人情報の委託について

当社では、業務の一部を外部に委託することがあります。
この場合、委託先の選定にあたっては十分な個人情報の保護水準を満たしているものを選定し、秘密保持契約を締結する等、委託先の適切な監督に努めます。

5. 個人情報の第三者提供について

当社は、次の場合を除き、保有する個人情報を第三者には提供しません。

  • 本人の同意がある場合
  • 法令に基づき開示、提供を求められた場合
  • 人命、身体または財産の保護のために必要であって、本人の同意を取ることが困難な場合
  • 利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取扱いを委託する場合
  • 国または地方公共団体等が公的な事務を実施する上で、協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

6. 個人情報の開示等について

  1. 開示等の対象となる個人情報
    • ※「開示等」とは、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者提供の停止のことを言います。
    • お取引先の個人情報
    • 当社へ入社を希望される方の個人情報
    • 当社を退職された方の個人情報

    次の場合、開示等の請求に応じられないことがあります。

    請求内容 開示等に応じられない場合
    利用目的の通知
    1. 利用目的を本人に通知し、または公表することによって本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
    2. 利用目的を本人に通知し、または公表することによって当該事業者の権利または正当な利益を害する恐れがある場合
    3. 国の機関または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、または公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき
    4. 保有個人データの利用目的が明らかな場合
    開示
    1. 本人または第三者の生命、身体、財産、その他の権利利益を害する恐れがある場合
    2. 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合
    3. 法令に違反する恐れがある場合
    内容の訂正、追加
    または削除    		 保有個人データの内容が、利用目的からみて訂正等が必要ではない場合や誤りである旨の指摘が正しくない場合
    利用の停止、消去
    及び第三者提供の停止
    1. 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
    2. 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合
    3. 法令に違反する恐れがある場合
  2. 開示等の請求手続き
    次の手続きに従って請求願います。
    【申請書類等について】
    申請者 必要な申請書類等
    本人
    1. 個人情報開示等請求書兼回答書（PDFファイル153KB）
    2. 本人の身分を証明する書類（免許証、パスポート、健康保険証等）のコピー
    3. 返信用切手（簡易書留郵便）
    代理人
    1. 個人情報開示等請求書兼回答書（PDFファイル153KB）
    2. 本人の身分を証明する書類（免許証、パスポート、健康保険証等）のコピー
    3. 委任状
    4. 代理人の身分を証明する書類（免許証、パスポート、健康保険証等）のコピー
    5. 返信用切手（簡易書留郵便）
    • ※ 本人または代理人を証明する書類に本籍地が記載されている場合は、塗りつぶしていただくようお願い致します。
    • ※ 本人または代理人を証明する書類は、当社入手後の翌年度末に責任をもって廃棄致します。
    • ※ コピー代等の申請に要する諸経費は、すべて申請者負担でお願い致します。
    【郵送先について】
    株式会社アイビーウェア　個人情報相談窓口担当
    〒060-0003　札幌市中央区北3条西3丁目1番6号
    TEL: 011-251-2575
    (受付時間 9:00〜17:30 土・日、祝日、弊社指定の休業日を除く)
    • ※ 郵送料は申請者負担でお願い致します。
    【手数料及び返信用切手について】
    手数料：無料
    返信用切手：利用目的の通知と開示の申請１回につき、簡易書留郵便分を同封願います。
  3. 開示等の対応
    申請書類の受け付け、及び必要書類の確認ができしだい対応し、結果（開示等に応じられない場合も含む）を申請者（本人または代理人）へ書面にて連絡致します。
  4. 開示等の請求に関して取得した個人情報の利用目的
    開示等のご請求に伴いご提出いただいた申請書、本人確認書類等の個人情報は、本人確認、保有個人データとの照合、開示等のご請求に関するご本人との連絡、またはご本人との間で質疑が生じた場合の確認等、開示等のご請求への対応に必要な範囲でのみ取扱います。

7. 保有個人データの安全管理のために講じた措置について

当社は、個人情報をより厳正に取り扱うため、個人情報保護に関する基本規程等を策定し、個人情報保護マネジメントシステムを運用しております。また、実際に個人情報を取り扱うにあたり、主に以下の安全管理措置を講じております。

  1. 個人情報保護方針の策定
  2. 個人情報の取扱いに関する各種規程等の整備
  3. 組織的安全管理措置
    • 個人情報保護管理者及び個人情報保護監査責任者の設置をはじめとする個人情報保護のための体制の整備
    • 個人情報取扱い状況の点検及び内部監査体制の整備と実施
    • 緊急事態発生時の報告及び対応体制の整備
  4. 人的安全管理措置
    • 従業者に対して入社時及び定期的な教育の実施
    • 従業者との個人情報の非開示契約等の締結
  5. 物理的安全管理措置
    • 個人情報を取り扱うエリアへの入退室管理の実施
    • 機器や媒体に対する盗難防止対策の実施
  6. 技術的安全管理措置
    • 個人情報へのアクセス制御の実施
    • ウイルス対策ソフト等の導入
    • OSセキュリティパッチの自動適用
    • アクセスログの監視

8. 個人情報の提供に関する任意性及び当該情報を与えなかった場合のご本人に生じる結果について

採用選考や業務遂行に必要な個人情報をご提供いただけない場合、入社または業務取引ができないことがあります。

9. 当社ウェブサイトによる個人情報の取得について

  1. アクセスログによる取得
    当社ウェブサーバに対するアクセス状況は、当社内のサーバにアクセスログの形で保存されます。（閲覧しているコンピュータのIPアドレスやブラウザの種類などが保存されます）
    しかしこれらの情報はウェブサーバへアクセスした特定の個人を識別できるものではありません。
  2. クッキーによる取得
    当社ではクッキーを用いて個人情報の取得は行いません。

重要な変更やお知らせがある場合は、当社ホームページ上でお知らせ致します。 当社では、個人情報の保護を図るために、または関係法令の変更に伴い、個人情報保護方針や個人情報の取扱いに関する内容を変更することがあります。

株式会社アイビーウェア
制定日：2008年10月31日
改定日：2023年04月24日

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